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Serienmail mit Anhang in Outlook

Wenn Sie mit Microsoft Office arbeiten und häufiger mal vor der Aufgabe stehen, große und personalisierte Nachrichtensendungen durchzuführen, sind ihnen bestimmt die bordeigenen Mittel der Office Produkte bekannt, die hierfür benötigt werden. Die Funktion des Serienbriefs in Outlook und Word wurde bereits in der 2002er Version von Office eingeführt, und wurde zum unschätzbar wertvollen Werkzeug.

Wenn Sie große Bekanntmachungen an Mitarbeiter oder Sonderangebote für Kunden versenden, eine riesige Bewerberdatenbank verwalten oder personalisierte Newsletter verteilen müssen, gibt es keine auch nur annähernd so gute Funktionalität im gesamten Office Paket.

Serienmails in Outlook können eine Nachricht theoretisch an eine unbegrenzte Anzahl an Empfänger senden und mit unlimitiert vielen persönlichen Datensätzen bestücken. Wenn also die selbe Nachricht an viele Empfänger versendet werden soll, in der einige der Eingaben an den Adressaten angepasst werden sollen, ist der Serienbrief eine einfache und professionelle Lösung. Ein Empfänger erhält nur sein Exemplar der Nachricht, mit seinem Namen, seiner Adresse und seinen Informationen, und fühlt sich damit persönlich angesprochen. Hinzu kommt, dass Sie beispielsweise verhindern können, dass Kundeninformationen für jeden sichtbar werden.

Wie Sie sehen, werden an entscheidenden Stellen sogenannte Makros eingefügt. Beispielsweise bei der Anrede oder der Begrüßung, dem Namen und anderen empfängerspezifischen Angaben. Während die eigentliche Nachricht dann generiert wird, greift Word auf die festgelegte Datenquelle zu und füllt Platzhalter mit den gewünschten Informationen. Eine Datenquelle kann dabei zum Beispiel die Outlook-Kontaktdatenbank, eine Excel-Tabelle oder Microsoft Access-Dateien sein, um nur ein paar zu nennen. Die entstehende Nachricht macht den Anschein, dass sie nur für diesen einen Empfänger erstellt wurde, was in gewisser Hinsicht auch stimmt - nur eben vollautomatisch. Selbst im Empfängerfeld der Email, wird nur ein einzelner Kontakt aufgeführt. In einem Vorschau-Fenster lässt sich einsehen, wie der Adressat die Nachricht erhalten wird:

Wir von MAPILab haben zusätzlich daran gearbeitet, die nativen Funktionen von Office zu erweitern und zu verbessern, um neue Anwendungsfelder zu schaffen und den Komfort der Arbeit zu erhöhen. Wir stellen unser Mail Merge Toolkit vor, welches ein Add-in ist, dass Microsoft Office als Basis nimmt und die Funktionalität dessen erweitert.

Eine der am meisten erwarteten und wichtigsten Neuerungen ist die Möglichkeit, individuelle Email-Anhänge zu den personalisierten Nachrichten hinzuzufügen. Serienmails mit Anhängen in Outlook öffnen ganz neue Anwendungsbereiche für das tägliche Geschäft vieler Unternehmen. Hinzu kommt, dass die Durchführung sehr einfach ist: Es wird ein Dateipfad für die individualisierten Anhänge zur Datenquelle hinzugefügt. Anschließend wird dieser, in Form eines Makros in der Konfiguration der Serienmail angegeben. So werden nahtlos einzelne Anhänge an alle Empfänger verschickt, als ob man sie selbst in Outlook eingefügt hätte. Der Anhang kann sogar nach dem Empfänger benannt werden. Wenn Sie einen Anhang an ein paar Empfänger senden, ist dies selbstverständlich auch möglich.

Sie können gerne ein kurzes Video ansehen, welches von unseren Freunden vom Webucator Training Service erstellt wurde. Es zeigt, wie man eine Serienmail in Outlook mit einem Anhang erstellt:

Mit der neusten Version des Mail Merge Toolkit ist es außerdem Möglich, ihr Dokument als .PDF-Datei anzuhängen, welches ebenfalls personalisierte Angaben enthält.

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