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Was tun, wenn Sie einen POP3-Connector benötigen?

Wenn wir von persönlichen Email-Postfächern sprechen, meinen wir häufig POP3/IMAP Postfächer. Bei geschäftlichen Email-Postfächern dagegen, denken wir direkt an Exchange Accounts. Auch wenn sich die Technologien für Privatpersonen und Unternehmen teilweise stark unterscheiden, ist die Grenze zwischen ihnen garnicht so starr, wie man annehmen mag und jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Dies führt natürlich auch dazu, dass die Kombination von Technologien häufig die Optimallösung ist. Dieser Artikel wird ihnen einen kurzen Überblick darüber geben, welche Funktionen sich unterscheiden und welche Lösungen es gibt.

POP3, die dritte Version des Post Office Protocols, ist ein Standardprotokoll, welches von Email-Klienten genutzt wird, um Nachrichten vom Server herunterzuladen. Typischerweise sieht der Vorgang etwa so aus: Der Klient verbindet sich zum Server und prüft auf neue Nachrichten. Diese werden anschließend auf ein lokales Laufwerk (z.B. die Festplatte) heruntergeladen und vom Server gelöscht, wonach sich der Klient vom Server ausloggt. Moderne POP3-Klienten bieten dennoch die Option, die Nachrichten nicht vom Server zu löschen, sodass sie beispielsweise auch von einem anderen Gerät noch erreicht werden können. Microsoft Exchange hingegen, ist ein System von Email-Accounts auf Servern. Hier werden alle Daten zentral gespeichert und mit allen Computern und Geräten eines Nutzers synchronisiert. Zusätzlich zum Email-Dienst, bietet Exchange außerdem die Möglichkeit, Aufgaben, Kalendereinträge, Kontakte und viele andere Objekte synchronisieren und austauschen zu können. Diese Möglichkeiten sind wichtige Bestandteile vieler moderner Unternehmen.

Einen externen POP3-Server zur Speicherung von eingehenden Emails zu nutzen, hat seine Vor- und Nachteile. Einerseits ist es gut, dass Nachrichten lokal gespeichert werden, sodass sie sogar offline einsehbar und veränderbar sind. Sie können den Versand von Nachrichten verschieben oder nach Zeitplan ausführen, welche zusätzlich unlimitiert in ihrer Größe sind. Anhänge lassen sich schnell öffnen und bearbeiten, da sie ebenfalls lokal gespeichert werden. Andererseits ist POP3 ein sehr einfaches Protokoll, ohne Ordnersystem. Dies führt dazu, dass alle Emails im Posteingang sind und die gespeicherten Daten nicht mit der Organisation auf dem lokalen Laufwerk übereinstimmen. So können häufig doppelte Emails entstehen.

Und da wir bereits von POP3-Postfächern auf Servern reden: Sie können persönliche und/oder globale Postfächer verwenden. Das heißt, dass persönliche Postfächer die Emails sammeln, die an einen einzelnen Nutzer adressiert sind. Globale Postfächer sammeln hingegen alle Nachrichten, die an eine bestimmte Domain gesendet werden und verteilen sie anschließend an die jeweiligen Empfänger. Dies kann, je nach Anwendung, neue Anwendungsfelder eröffnen.

Manche Unternehmen setzen auf eine "gemischte Konfiguration", bei der ein Teil der Nutzer mit Exchange Postfächern und ein anderer mit POP3 Postfächern arbeitet. Ein einziger Mitarbeiter kann aber auch mehrere Email-Adressen mit verschiedenen Technologien besitzen (auch mit anderen Domains oder von verschiedenen Unternehmen). Das hat jedoch den Nachteil, dass Outlook Accounts immer wieder gewechselt werden müssen. Eine andere Option wäre die "reine Verwendung von Exchange" in Kombination mit einem POP3-Server als Gateway. Eine solche Konfiguration hat einige Vorteile. Als erstes erlaubt es ihnen, wertvollen Speicherplatz auf dem Exchange Server einzusparen, da Nachrichten direkt zum Empfänger gesendet werden und bei ihm lokal gespeichert werden. Gleichzeitig haben die Anwender den Vorteil, dass sie alle Funktionen vom Exchange System nutzen können, die bereits beschrieben wurden. Desweiteren kann die Sicherheit des Systems innerhalb des Unternehmens erhöht werden, da ein Administrator den Internetzugang des Exchange Servers limitieren kann, wenn ein externer Server die Emails liefert.

Um Nachrichten und Daten von einem POP3-Server erhalten und anschließend auf einem Microsoft Exchange 2013 Server verteilen zu können, benötigen Sie eine speziell angepasste Software-Lösung: MAPILab POP3 Connector für Exchange 2013. Diese Lösung ist flexibel und hoch anpassungsfähig, wodurch alle erdenklichen Anwendungswege und Einstellungen von einem Administrator konfiguriert werden können. Das Programm kann ganz einfach über die standardmässige Microsoft Management Konsole verwaltet werden und der Connector wird, wie alle anderen administrativen Snap-ins, dort angezeigt.

Desweiteren können Sie so viele externe POP3-Postfächer nutzen und so viele Nachrichten herunterladen, wie Sie wollen. Der Connector kann dabei bis zu sekündlich nach neuen Nachrichten prüfen.

Jedes Postfach lässt sich separat verwalten und kann so optimal an seinen Anwender angepasst werden. Zusätzlich können sowohl persönliche als auch globale Postfächer eingerichtet werden. Das Programm erkennt dann automatisch, wer der gewünschte Empfänger auf dem Exchange 2013 Server ist und verteilt die Nachrichten dementsprechend. Hinzu kommt, dass die Suche nach Empfängern optimiert werden kann, indem Regeln erstellt werden, die zum Beispiel das CC-Feld oder den Betreff mit einbeziehen.

Der MAPILab POP3 Connector unterstützt außerdem die bekannten Protokolle IMAP und SSL, um eine sichere Verbindung garantieren zu können. Und zu guter letzt noch eine gute Nachricht für die, die den Native POP3 Connector für Exchange 2000/2003 verwenden: der MAPILab POP3 Connector besitzt eine Migrationsfunktion, sodass Sie ihre bereits vorhandenen Konfigurationen nicht verlieren, wenn Sie zu Exchange 2007, 2010 oder 2013 upgraden!

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